Zapix Workplace · Guida

Registro visite in reception

Cosa vede chi arriva in azienda, e cosa vede chi sta alla reception. Tutte le schermate sono dell'applicazione vera, catturate mentre funziona.

I dati sono inventati. «Acme Manifatturiera», i referenti e i visitatori che compaiono qui non esistono: servono a mostrare il funzionamento senza esporre nomi di persone reali.

Parte prima

Il totem in reception

Un tablet fissato all'ingresso. Non ha un utente e nessuno vi fa l'accesso: viene abbinato una volta sola, e da quel momento sa a quale azienda e a quale sede appartiene.

Animazione del check-in completo: schermata di benvenuto, dati del visitatore, ricerca del referente, accettazione dei documenti, conferma con QR.
Il giro completo, dall'arrivo alla conferma. Si ripete da solo.

Sotto, lo stesso percorso fermo immagine per immagine, con il perché di ogni schermata.

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L'abbinamento, una volta sola

Chi installa il tablet inserisce un codice di sei cifre generato dal backend e valido quindici minuti. Il codice si consuma all'uso: non vale per un secondo dispositivo.

Schermata di abbinamento del totem, con un campo per il codice a sei cifre.
Si vede una volta nella vita del dispositivo.
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La schermata a riposo

È ciò che il tablet mostra tutto il giorno. Logo, colori e messaggio di benvenuto sono i vostri: chi arriva in reception vede la vostra azienda, non il nome di un fornitore.

Schermata iniziale del totem con il nome dell'azienda e i due pulsanti Check-in e Check-out.
Due sole scelte: sto arrivando, oppure sto uscendo.
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Chi sei

Nome, cognome ed email sono obbligatori; azienda e telefono no. L'email serve a due cose: ricevere la conferma e ricevere il codice con cui registrare l'uscita.

Primo passo del check-in con nome, cognome, email e azienda compilati.
Primo dei tre passi. In alto si vede sempre a che punto si è.
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Chi ti aspetta

L'elenco dei vostri referenti non viene mostrato: il visitatore scrive due lettere del nome e il sistema propone chi corrisponde.

Un elenco completo su uno schermo in reception sarebbe il vostro organigramma esposto a chiunque entri: corrieri, candidati, concorrenti. Con la ricerca, chi ha un appuntamento trova la propria persona in due secondi e nessun altro vede il resto.

Secondo passo: scritte due lettere, compare un solo referente corrispondente.
Due lettere, un suggerimento. Nessuna lista da sfogliare.
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I documenti da accettare

Informativa privacy e norme di sicurezza si leggono per intero toccando il titolo. Di ogni accettazione restano data, ora e versione esatta del testo accettato: se il documento cambia dopo, la firma continua a puntare alla versione che quella persona ha davvero letto.

Terzo passo: due documenti da accettare, ciascuno con la propria versione.
È la parte che dà valore probatorio al registro.
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Fatto

Il referente riceve subito una email con il nome di chi è arrivato. Al visitatore ne arriva un'altra, con dentro il codice per l'uscita — mostrato anche a schermo, se preferisce fotografarlo.

In alto a destra un contatore riporta il tablet alla schermata iniziale da solo: un totem non può restare acceso col nome del visitatore precedente.

Conferma del check-in con orario di ingresso, QR per l'uscita e contatore di ritorno.
Il QR è il codice di uscita, personale di quella visita.
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L'uscita

Dal proprio telefono, aprendo il link ricevuto per email, oppure al totem inquadrando il codice. Un tocco e la visita è chiusa.

Schermata di conferma dell'uscita con il riepilogo della visita.
Riepiloga la visita prima di chiuderla, così si evita l'uscita sbagliata.

Perché non chiudiamo le visite da soli

Chiudere automaticamente un ingresso dopo qualche ora renderebbe il registro inaffidabile proprio quando serve: durante un'evacuazione, una persona ancora dentro risulterebbe già uscita. La chiusura automatica esiste, ma è una vostra scelta e si imposta a un'ora precisa — fine giornata — non a tempo.

Parte seconda

Il backend, visto dalla reception

Ci si entra da browser con email e password. È la parte che usa chi lavora in azienda, e la prima schermata risponde alla domanda che si fa più spesso: chi c'è adesso.

Animazione del backend: presenti, lista di evacuazione, registro visite, referenti, documenti, dispositivi.
Le sei sezioni del backend, nell'ordine in cui si usano.

Presenti ora

Chi è dentro, da quanto, e chi lo aspetta. Il check-out si può forzare da qui, per chi se ne è andato senza registrarlo — succede, ed è meglio poterlo sistemare che avere un registro che si sa essere sbagliato.

Elenco dei visitatori presenti con referente, orario di ingresso e pulsante di check-out.
La schermata che la reception tiene aperta tutto il giorno.

La lista di evacuazione

La stessa informazione, ma pensata per essere stampata e portata fuori: nomi, azienda, telefono e chi li aspettava. Dice esplicitamente che copre i visitatori registrati dal totem e non il personale interno, perché in quel momento nessuno deve fare supposizioni su cosa manca.

Lista di evacuazione con i visitatori presenti, pronta per la stampa.
È la ragione per cui un registro visite esiste.

Il registro delle visite

Tutti gli ingressi, con filtri e esportazione. È il documento che si mostra in caso di ispezione, e quello da cui si ricostruisce chi c'era in una certa data.

Registro storico delle visite con filtri per periodo e stato.
Ogni riga si apre sul dettaglio, firme comprese.

I referenti

Le persone che possono essere cercate al totem. Non hanno un accesso al sistema: ricevono soltanto le notifiche quando qualcuno le cerca.

Elenco dei referenti interni con reparto ed email.
Si aggiungono e si disattivano senza toccare nient'altro.

I documenti

Informativa e norme di sicurezza. Ogni modifica crea una versione nuova invece di sovrascrivere: le firme già raccolte continuano a puntare al testo che quelle persone hanno effettivamente accettato.

Gestione dei documenti con le rispettive versioni.
Riscrivere un testo firmato cancellerebbe il valore delle firme.

I dispositivi

I tablet abbinati, con l'ultima volta che si sono fatti vivi. Un dispositivo smarrito si revoca da qui, e smette di funzionare immediatamente.

Elenco dei totem abbinati con stato e ultimo accesso.
Da qui si genera anche il codice per abbinarne uno nuovo.

Le impostazioni

Logo, colori, messaggio di benvenuto, fuso orario, chiusura automatica e per quanto tempo conservare i dati dei visitatori. Oltre quella soglia i dati personali vengono resi anonimi da soli, mentre orari e firme restano: è ciò che il GDPR chiede e ciò che la normativa sulla sicurezza impone di conservare, che sono due cose diverse.

Impostazioni dell'azienda: marchio, fuso orario, conservazione dei dati.
Sono vostre, e indipendenti da quelle di ogni altra azienda.

In sintesi

Le tre cose che contano

Dove stanno i dati

I dati dei visitatori risiedono su server in Germania, e la vostra azienda resta titolare del trattamento. Ogni azienda ha uno spazio separato: un totem abbinato presso di voi non può vedere nulla di un'altra.

Guida generata il 15 settembre 2026 dall'applicazione in funzione.
Dati dimostrativi: nessuna delle persone o aziende citate esiste.